التحضير المسبق للموظفين: لماذا هو مهم وكيف يمكن القيام به بشكل صحيح
في وقت تتوفر فيه فرص العمل بكثرة ويكون الموظفون المحتملون أكثر مهارة من أي وقت مضى، تواجه المنظمات صعوبة في الاحتفاظ بالمواهب بدلاً من العثور عليها. تُظهر دراسة حول عملية إدماج الموظفين من BambooHR أن ما يقرب من واحد من كل ثلاثة موظفين يترك العمل خلال الأشهر الستة الأولى، بينما لا يتجاوز حوالي 20% منهم الشهر الأول. تسلط هذه الأرقام الضوء على أن تجربة الموظف خلال المراحل الأولية من توظيفه حاسمة لارتباطه بالعمل لاحقًا. يشير هذا إلى استراتيجية إدماج المنظمة، وبالتحديد المرحلة الأولى المعروفة باسم التحضير المسبق. ستستكشف هذه الدليل الشامل ما هو التحضير المسبق، وكيف يختلف عن الإدماج، وأهميته. كما ستقدم نصائح وأفضل الممارسات لضمان نجاحه.
ماذا يحتوي هذا الدليل…
ما هو التحضير المسبق؟
يمكن وصف التحضير المسبق بأنه المرحلة الأولى في عملية إدماج الموظف. عادةً ما تمتد الفترة بين قبول الموظف الجديد عرض العمل وبدء يومه الفعلي في العمل. يتمثل الهدف الأساسي للتحضير المسبق في إنجاز أكبر قدر ممكن من الأعمال الإدارية قبل اليوم الأول، وتقليل القلق الذي يشعر به الوافدون الجدد في أول يوم لهم، وإعدادهم للانتقال إلى بيئة عملهم الجديدة بسلاسة.
التحضير المسبق مقابل الإدماج: الاختلافات الرئيسية
قبل الخوض في تفاصيل التحضير المسبق، يجدر بنا معالجة السؤال الأكثر شيوعًا: هل هما نفس الشيء؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فما هي الاختلافات الرئيسية بينهما؟
من المهم فهم أنه على الرغم من تشابه المصطلحين كثيرًا إلا أن التحضير المسبق والإدماج هما عمليتان متميزتان. قد يقول البعض إن التحضير يأتي قبل الإدماج أو كما ذكرنا سابقًا أنه المرحلة الأولى للإدماج. بغض النظر عن التعريف الذي تختاره، فمن المهم تذكر الجدولين الزمنيّين التاليين: يبدأ التحضير عندما يقبل الموظف الجديد عرض العمل وينتهي عند اليوم الأول له في العمل؛ بينما يمتد الإدماج بين اليوم الأول للعمل وقد يستمر حتى السنة الأولى للتوظيف.
هناك المزيد من الاختلافات بينهما مثل التركيز الخاص بكل منهما؛ حيث يركز التحضر على الارتباط الابتدائي والاستعداد لبيئة العمل الجديدة وتقليل التوتر ليوم البدء؛ بينما يؤكد الإدماج على التدريب العام والتخصصي وسلاسة دمج الموظفين الجدد ضمن القوى العاملة وزيادة الإنتاجية بسرعة.
لماذا يعتبر مهمًا لقسم الموارد البشرية إجراء تحضيرات مسبقة؟
التحضر ليس مجرد اقتراح لتحسين تجربة الموظف بل هو خيار استراتيجي يجب على الشركات اتخاذه لتبسيط تطوير موظفيها وتعزيز نجاح المنظمة.
يعزز ارتباط واحتفاظ الموظفين
يتطلب توظيف موظفين جدد موارد وجهود كبيرة؛ لذا فإن فقدان موظف جديد بعد بضعة أسابيع أو أشهر سيجعلك تبدأ مجددًا منذ الصفر. لمنع ذلك تأكد من توفير تجربة تحضيرية مشوقة خلال المرحلة المبكرة لعلاقتك مع العامل الجديد لتجنب شعور الندم لدى الوافدين الجدد أو قبول عروض مضادة.
يعزز الإنتاجية المبكرة
تخيل هذا السيناريو: يأتي موظف جديد وكل ما يقوم به خلال أيامه أو أسابيعه الأولى هو ملء الأوراق أو الانتظار لتفعيل حساباته بالشركة! ومن السهل رؤية كيف تؤدي هذه الطريقة إلى تأخير تطوره وإنتاجيته.
تحل عملية تحضيره مسبقاً هذه المشكلة عبر التعامل مع جميع المهام الإدارية والتحضيرية قبل اليوم الأول مما يمكّن العامل الجديد عند دخوله المكتب لأول مرة بأن يبدأ مباشرةً بالتعمق في تفاصيل دوره والمساهمة بعمل ذي مغزى منذ البداية.
يقوي صورة علامتك التجارية
تعتبر عملية تحضر فعالة ليست مفيدة فقط لموظفيك ولكن أيضًا لمنظمتك والصورة التي تعكسها للعالم الخارجي؛ حيث يهتم المرشحون المحتملون بمعرفة الشركات التي تعمل بنشاط لإنشاء تجربة ترحيبية أفضل لموظفيها وتتخذ تدابير لضمان تطوير مسيرتهم المهنية طويلة الأمد.
يقلل العبء الإداري
بينما يبقى عدد المهام الإدارية المطلوبة عند انضمام موظف جديد ثابتاً إلا أن عملية التهيئة يمكن أن تبسط بشكل كبير هذه العملية بحيث يتم توزيع تلك المهام عبر عدة أسابيع بدلاً عن محاولة إنهائها جميعها خلال الأيام القليلة الأولى مما يمكّن قسم الموارد البشرية لديك للعمل وفق قوائم مراجعة قابلة للإدارة وبوتيرة واقعية وبالتالي تجنب الأخطاء والنسيان.
يحسن توافق الثقافة المؤسسية
السبب الأخير الذي يجعل قسم الموارد البشرية مهتمًا بتنفيذ تجربة تحضيرية ناجحة هو حماية ثقافة الشركة؛ إذ يساعد تقديم الوافدين الجدد لرؤية ورسالة وقيم وثقافة الشركة على وضع توقعات واضحة منذ البداية مما يسهل عليهم معرفة كيفية التصرف لتحقيق توافق ثقافي قوي عندما يتم تقديمهم أخيراً لفريقهم وبقية الشركة.
قائمة مرجع للتحضيــر للمختصين بالموارد البشرية
1- إرسال رسائل الترحيب
تبدأ مرحلة التهيئة بإرسال رسالة ترحيبية لجعل العمال الجدد متحمسين ليومهم الأول مع تضمين تفاصيل مهمة مثل تاريخ البدء ووقت الحضور وعنوان المكتب والأوراق المطلوبة.
2- إعداد جدول أعمال يوم الأسبوع الأول
بعد إتمام الخطوة السابقة حان الوقت لإعداد جدول أعمال ليوم الأسبوع الاول للموظف حيث يُخصص اليوم الاول لتعريف الوافقين الجدد بمكان عملهم وزملائهم.
3- إرسال واستكمال الأوراق اللازمة قبل بدء الوظيفة
جزء مهم آخر يتعلق بالتعامل مع كافة الأوراق اللازمة قبل بدء عمل الشخص الجديد لتوفير الوقت وتسهيل مهام الموارد البشرية وضمان الامتثال للقوانين.
4- تحهيز بيئة ومعدات العمل
قد يؤدي دخول المكتب لأول مرة والعثور على مساحة عمل جاهزة لهم إلى تحسين كبير لتجرِبة إدخال العامل الجديد للشركة وهذا يتضمن وجود مساحة نظيفة ومجهزة بجهاز كمبيوتر ولوازم مكتبية جاهزة للاستخدام…
كيف تجعل عملية ما قبل الانضمام أسهل
تعتبر عملية ما قبل الانضمام خطوة مهمة في تسهيل تجربة الانضمام للموظفين الجدد. إليك بعض النصائح لتحقيق ذلك.
1. كن جاهزًا
يجب أن تكون جميع الأنظمة والعمليات جاهزة، مما يسمح للموظفين الجدد بتسجيل الدخول على الفور. بالنسبة للموظفين عن بُعد، يجب على قسم الموارد البشرية تنسيق شحن المعدات اللازمة قبل بضعة أيام.
2. ذكر المديرين بإبلاغ الفريق عن الموظف الجديد
لا تنسَ إبلاغ بقية الفريق بوصول عضو جديد، حيث إن الترحيب الحار منهم ضروري أيضًا لبداية قوية. يجب على قسم الموارد البشرية تذكير المديرين بتقديم الموظف الجديد في يومه الأول، سواء من خلال بريد إلكتروني أو اجتماع فريق، حيث سيشاركون بعض التفاصيل حول دورهم وخلفيتهم. سيساعد ذلك في تشجيع التفاعلات المبكرة ويساهم في خلق بيئة إيجابية ومرحبة.
3. المساعدة في إعداد خطة 30-60-90 يومًا
من الضروري إنشاء خارطة طريق واضحة للأشهر الثلاثة الأولى لتحديد التوقعات والأهداف للموظف الجديد. سيساعد ذلك في تحقيق التنمية المهنية والحفاظ على التوافق مع الأهداف التنظيمية. لتحقيق ذلك بنجاح، يجب أن يتعاون قسم الموارد البشرية مع المديرين لإنشاء خطة 30-60-90 يومًا توضح المسؤوليات والمعالم الرئيسية وتوقعات الأداء. سيمكن هذا الموظفين الجدد من تتبع تقدمهم ومعرفة ما هو متوقع منهم.
4. كن متاحًا وابقَ على اتصال
العنصر الأخير في قائمة مراجعة ما قبل الانضمام هو ضمان التواصل الفعال بين الموظفين الجدد والمشرفين عليهم أو قسم الموارد البشرية. تأكد من جدولة اجتماعات متكررة يمكن فيها للموظفين الجدد طرح الأسئلة والتعبير عن المخاوف ومناقشة تقدمهم. بالإضافة إلى ذلك، وضح لهم قنوات الاتصال التي يمكن استخدامها للوصول إلى الزملاء أو الإدارة للحصول على توضيحات أو ملاحظات بين الفحوص المجدولة.
كيف تجعل عملية ما قبل الانضمام تجربة انضمام أسهل
باعتبارها مقدمة لعملية الانضمام، يمكن أن تكون عملية ما قبل الانضمام مفيدة بشكل خاص لتسهيل تجربة انضباط سلسة.
تخفيف القلق بشأن الوظيفة الجديدة
يمكن أن يكون بدء وظيفة جديدة مرهقًا للموظفين، خاصة عندما لا يعرفون ماذا يتوقعون. تعالج عملية ما قبل الانضمام هذه المشكلة من خلال مساعدة الموظفين الجدد على التعرف مبكرًا على ثقافة الشركة وديناميكية الفريق والعمليات المتبعة فيها؛ مما يجعلهم يشعرون بمزيد من الثقة والراحة بدلاً من القلق وعدم اليقين عند وصولهم لأول يوم عمل لهم.
تعزيز العلاقات
(الانضباط): تم تصميم برنامج الاندماج لمساعدة الموظفين الجدد للتعرف على زملائهم وتعزيز العلاقات معهم؛ ويمكن لعملية ما قبل الانضمام تسهيل هذه العملية عبر ترتيب تقديمات مبكرة وتعيين مرشد أو رفيق اندماج يمكن للموظف الجديد التفاعل معه قبل اليوم الأول له؛ وبالتالي عندما يبدأ العمل سيكون قد أقام بالفعل اتصالات ستجعله يشعر بالراحة أكثر.
(تحفيز حماس الموظف الجديد)
(من المهم الحفاظ على حماس العامل بين عرض العمل وأول يوم له)
- (لأن هذه فترة قد يغير فيها رأيه بسهولة). تساعد مرحلة (ماقبل الاندماج) بشكل فعال للحفاظ علي حماس موظفيك حول قرار انظمامه لشركتك عبر مشاركة رسائل ترحيبية شخصية وتحديثات الشركة وقصص النجاح).
الحفاظ علي الحماس
إذا كنت ترغب في منع حماس بدء وظيفة جديدة من التلاشي بسرعة ، فعليك اتخاذ خطوات لجعل عملية (ماقبل الاندماج) مثيرة قدر الإمكان.
طريقة رائعة لتحقيق ذلك هي دمج عناصر تفاعلية مثل مقاطع الفيديو والاختبارات والألعاب التعليمية.
ستساعد هذه الميزات علي جذب انتباه موظفيك الجدد وجعل التجربة العامة أكثر متعة وتأثيراً.
اجعلها جذابة
إذا كنت تريد منع الحماس لبدء وظيفة جديدة من التلاشي بسرعة ، عليك اتخاذ خطوات لجعل العملية مثيرة قدر الإمكان.
طريقة رائعة لتحقيق هذا هي دمج عناصر تفاعلية مثل مقاطع الفيديو والاختبارات والألعاب التعليمية.
ستساعد هذه الميزات علي جذب انتباه موظفيك الجدد وجعل التجربة العامة أكثر متعة وتأثيراً.
اجمع التعليقات واستمر بتحسين العملية
بمجرد بدء عمل الموظف الجديد لديك ، عليك جمع التعليقات حول العملية التي خاضوها مسبقا .
اسألهم عما إذا كانت قد أعدتهم بشكل كافٍ لبيئة العمل الجديدة الخاصة بهم وما كان الجزء المفضل لديهم وما الذي يعتقدون أنه يمكن تحسينه .
ستساعدك تلك الرؤى لتحسين استراتيجية (الانضباط) الخاصة بك وتحسينها للمستخدمين المستقبليين .إذا لم يسمع الموظفون الجدد منك في الأسابيع التي تلي قبولهم عرض العمل، فقد يبدأون في التساؤل عن قرارهم بالانضمام إلى مؤسستك. يمكن أن يؤدي ذلك في النهاية إلى عدم الارتباط وقد يدفعهم حتى لقبول عرض من منافس. لمنع حدوث هذا السيناريو غير المثالي، يجب عليك إرسال تحديثات منتظمة لهم، وتنظيم لقاءات سريعة وغير رسمية مع مشرفهم أو فريقهم، وتوفير الفرص لهم لطرح الأسئلة. بهذه الطريقة، سيظلون متحمسين لهذه الخطوة الجديدة في مسيرتهم المهنية وسيصلون في يومهم الأول وهم يشعرون بالاستعداد والإيجابية.
overload المعلومات
من المفهوم أنه قد يكون هناك كمية كبيرة من المعلومات التي ترغب في تقديمها للموظفين الجدد خلال مرحلة ما قبل الانضمام. ومع ذلك، فإن قصفهم بموارد التدريب وكتيبات الموظفين وسياسات الامتثال والأوراق دفعة واحدة قد يكون له آثار سلبية مثل التوتر والارتباك. بدلاً من ذلك، ضع في اعتبارك توزيع مهام ما قبل الانضمام والتركيز فقط على ما هو ضروري تمامًا للموظفين الجدد. على سبيل المثال، ابدأ بالأوراق المطلوبة وتفاصيل دورهم واترك المعلومات الإضافية حول ثقافة الشركة أو إعداد حساباتهم الداخلية للأيام التالية. ستجعل هذه الطريقة عملية ما قبل الانضمام أكثر قابلية للإدارة، مما يسمح للموظفين الجدد بفهم وإكمال مهمة واحدة قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
نقص التخصيص
وأخيرًا وليس آخرًا، تحتاج الشركات إلى تذكر أن ليس كل التعيينات متشابهة. اعتمادًا على خبراتهم السابقة وعمرهم ودور عملهم وأسلوب عملهم وتفضيلات التعلم لديهم ، قد يتطلب كل تعيين نهجًا مختلفًا خلال مرحلة ما قبل الانضمام. على سبيل المثال ، قد تتطلب الأدوار التقنية مزيدًا من الدعم من قسم تكنولوجيا المعلومات لديك ، بينما يمكن أن تستفيد الأدوار الإدارية من دورات القيادة . بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى تعديل عملية ما قبل الانضمام لتلبية احتياجات الموظفين الذين سيعملون عن بُعد بشكل حصري مقابل أولئك الذين يعملون داخل المكتب . إن تخصيص أي رسائل ترسلها للموظفين الجدد ، وتعديل خطط تدريبهم لتتناسب مع نقاط قوتهم وضعفها ، وتزويدهم بموجهين يمكن أن يحدثوا فرقاً في أدائهم هي جميع خطوات ستجعل موظفيك الجدد يشعرون بالتقدير والقيمة لمهاراته الفريدة.
لتلخيص الأمر
على الرغم من أهميتها الكبيرة ، يبدو أن مرحلة ما قبل الانضمام لم تحظ بعد بنفس مستوى الاهتمام الذي تحظى به مرحلة الانضمام . ومع ذلك ، فإن تصميم وتنفيذ استراتيجية شاملة لما قبل الانضمام يمكن أن يؤثر بشكل كبير على تجربة الموظف الجديد وارتباطه ونمائه اللاحق ونجاحه على المدى الطويل . في هذا الدليل التفصيلي حول مرحلة ما قبل الانضمام ناقشنا كل شيء تحتاج لمعرفته حولها بما في ذلك العوامل التي تميزها عن عملية onboarding ومزاياها وأفضل الممارسات لضمان نجاحها . قم بإنشاء استراتيجيتك الخاصة لما قبل الانضمام اليوم لجذب والاحتفاظ بالمواهب الجديدة وتقليل وقت إنتاجيتهم ودمج فعال لهم ضمن ثقافة شركتك.
