استراتيجيات يومية لزيادة الإنتاجية: كيف تجعل كل يوم عمل أكثر فعالية!
جدولة يومك: كيفية زيادة الإنتاجية من خلال تخصيص أيام موضوعية
قد نكسب عمولة من الروابط الموجودة في هذه الصفحة.
تعتبر جدولة يومك جزءًا مهمًا من كونك منتجًا. يمكنك (ويجب عليك) تنظيم وقتك بطريقة تضمن لك جدولاً مزدحمًا ومفصلاً، لكن هناك المزيد في إدارة الوقت عن ذلك. يجب أن تفكر في تقسيم يومك، بل وأسبوعك بشكل عام، لتعظيم الإنتاجية: الحيلة هنا هي تخصيص موضوع لأيام عملك.
بدلاً من الانتقال من مهمة إلى أخرى في أي يوم معين، حاول تجميع جميع المهام المتشابهة معًا وتخصيصها ليوم محدد. من خلال وضع مهام مشابهة معًا في نفس اليوم، ستبقى في تلك “المنطقة” لفترة أطول، مركّزاً فقط على ما يجب القيام به فيها. إذا كانت جميع الأشياء التي يتعين عليك القيام بها لها شيء مشترك، فستظل مركزاً على الموضوع المركزي لعمل اليوم أثناء انتقالك بين المهام.
كيفية تقسيم الأيام الموضوعية لزيادة الإنتاجية
أولاً، ابدأ بالتفكير حول سبب رغبتك في القيام بما تقوم به. لا أعني أنك بحاجة إلى أن تصبح فلسفيًا تمامًا، ولكن إضافة “سبب” إلى قائمة مهامك أمر ذو قيمة. أنت لا تريد فقط تنظيف منزلك لأن عليك ذلك، بل لأن لديك رغبة في الحصول على مساحة آمنة ومريحة. أنت لا تريد فقط إنهاء مشروع كبير لديك في العمل لأنه تم تكليفه لك، بل لأن لديك طموح للنمو في مسيرتك المهنية أو الحفاظ على وظيفتك أو الحصول على ترقية. ضع هذه النوايا حتى تشعر وكأن لديك شيئاً تسعى لتحقيقه؛ وهنا يأتي دور المواضيع اليومية. إذا أكملت مهام مشابهة خلال يوم واحد، فأنت تسعى لتحقيق نية - وهي تحقيق الهدف الذي حددته لموضوع ذلك اليوم – والبقاء مركزا عليه بين المهام.
لنفترض أنك تعمل على مشروع كبير. إليكَ كيف يمكن أن تبدو أول ثلاثة أيام لك: اعتبر إنجاز جميع الأعمال الإدارية يوم الاثنين. خصص أيام الاثنين للرد على الرسائل الإلكترونية وإرسال رسائل جديدة واستقبال المكالمات أو جدولة الاجتماعات. يمكن التعامل مع الأنشطة الإبداعية مثل العصف الذهني أو التصميم يوم الثلاثاء بينما يمكن تخصيص الأربعاء للبحث.
يمكن أيضًا تخصيص الأيام حسب المشروع وفقًا لما ذكره ليونارد ألكسندرو ، مدير الهندسة لدى ديلويت الذي كتب عن قيمة الأيام الموضوعية . بدلاً من تخصيص وقت كل يوم لمشاريع متعددة ، اعتبر تعيين كل مشروع ليوم محدد خاص به خلال الأسبوع للعمل عليه ، بحيث يأخذ المشروع الذي يتطلب تركيزا كبيرا على الإدارة يوما كاملا بينما يحتاج المشروع الآخر الذي يركز على التسويق أو الاتصالات أو المبيعات إلى يوم آخر.
حاول تعيين موضوع كل يوم كحدث طوال اليوم باستخدام أي برنامج تقويم تستخدمه حتى يكون لديك تذكير أعلى الصفحة حول ما يجب التركيز عليه كل يوم . مجرد معرفة أن أيام الخميس مخصصة للاجتماعات مع العملاء مثلاً يخفف عنك القلق بشأن تحديد الأولويات لذلك اليوم أو متى يتم جدولة تلك الاجتماعات . هذا يلغي إرهاق اتخاذ القرار ويجعلك تبقى ملتزمًّا بالمهام دون الحاجة للتفكير كثيرًَا فيما ينبغي فعله وما هو الوقت المناسب لكل نشاط خلال أسبوع عمل مزدحم .
خيارات التقويم لتخصيص الأيام المنتجة
سيكون جدول أعمال الرقمية الخاص بك مثل تقويم جوجل مفيد هنا لتنظيم وقت العمل وتحديد مواضيع الأيام اليومية ، لكن فكر أيضًا بالحصول على تقويم ورقي حيث إن كتابة الأمور قد تساعد أكثر لتذكر ما تحتاج للقيام به . جرب هذه الخيارات:
- مخطط أسبوعي مكتبي (16,15 دولار) يحتوي علي صناديق كبيرة لكل يوماً عمل بحيث يمكنك كتابة الموضوع بشكل واضح داخل كل منها ولكنه يغطي سبعة أيام فقط لذا إذا كنت بحاجة لتغيير المواضيع للأسبوع المقبل فما عليك سوى قلب الصفحة.
- دفتر تخطيط يحتوي علي صفحات لأيام فردية و أشهر كاملة (13,69 دولار) يساعدكم علي تصور المستويات الكلية والجزئية لمشاريعكم وجداولها الزمنية.
- مخطط روزنامة اليومية (17,99 دولار) يساعدكم علي تصور كل يوماً بالتفصيل حيث تحتوي الصفحات علي تفاصيل دقيقة لكل يوماً واحداً وهناك أيضاً مساحة لوضع أولوياتكم العليا لذا ضع مواضيعكم هناك.
