لماذا من المهم أن تكون عمليات الموارد البشرية فعالة خلال موسم العطلات
عندما يتعلق الأمر بموسم العطلات، فإن محترفي الموارد البشرية هم في الأساس مساعدو سانتا. بينما يمتلك سانتا ورشة عمل كاملة مع مساعدة سحرية لتلبية المواعيد النهائية للعطلات، تتعامل فرق الموارد البشرية مع الكثير بمفردها. على الرغم من أن موسم العطلات قد يكون أجمل وقت في السنة، إلا أنه يعني بالنسبة لأقسام الموارد البشرية عبء عمل إضافي. عادة ما يزداد التوظيف الموسمي، حيث تقوم صناعات مثل البيع بالتجزئة واللوجستيات والضيافة بالتوظيف بشكل كبير. وفي الوقت نفسه، يطلب الموظفون الدائمون أيام إجازاتهم، مما يترك للموارد البشرية محاولة الحفاظ على سير العمل بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، تأخذ المهام المتعلقة بنهاية العام مثل تعديلات الرواتب وتجديد المزايا الكثير من وقتهم. ناهيك عن الموظفين المتوترين وانخفاض المعنويات.
ما هو الحل إذن؟ كيف يمكن للموارد البشرية التعامل مع فرحة وصخب موسم العطلات؟ أدناه سنستكشف استراتيجيات لمساعدة فرق الموارد البشرية على تبسيط العمليات خلال أكثر الأوقات ازدحامًا في السنة، حيث إنهم بالفعل مساعدو سانتا. بدءًا من إدارة التوظيف الموسمي إلى ضمان معالجة كل طلب إجازة بدون دراما، لدينا نصائح لجعل موسم عطلتك سلسًا قدر الإمكان.
التحديات التي تواجه محترفي الموارد البشرية خلال العطلات
التوظيف الموسمي
يبدو أن التوظيف الموسمي، خاصة في صناعات مثل البيع بالتجزئة والضيافة واللوجستيات، كابوس بالنسبة للأشخاص العاملين في مجال الموارد البشرية. أولاً هناك الاندفاع للعثور على موظفين مؤقتين يمكنهم أن يكونوا منتجين منذ اليوم الأول. وظيفة فريق الموارد البشرية هي إنشاء إعلانات تعبر عن هذه الحاجة الملحة بينما لا تزال تبدو ممتعة بما يكفي لجذب أفضل المواهب. ثم هناك تحدي إجراء المقابلات والتحقق من الخلفية وجلسات الانضمام الجديدة. ولا نتحدث حتى عن جدولة المواعيد؛ فمحاولة تنسيق توافر الجميع خلال موسم العطلات مرهقة كما يبدو.
زيادة عبء العمل
تكون موارد بشرية خلال موسم العطلات كأنها ورشة عمل سانتا؛ قائمة المهام تبدو بلا نهاية وساعة الزمن تدق بسرعة أكبر مما ينبغي! الأمور التي يجب على محترفي الموارد البشرية القيام بها مليئة بالأعمال الورقية؛ لنأخذ الرواتب كمثال: عليهم حساب المكافآت والعطل الإضافية وربما حتى الأخطاء المحتملة! ولا تنسَ أيضًا التعيينات الموسمية التي تحدثنا عنها سابقًا والتي تتطلب عقود ونماذج ضريبية وتفاصيل مصرفية! ثم تأتي تعديلات المزايا وأنشطة نهاية العام؛ بدءًا من تجديد خطط الفوائد إلى إعداد تقارير الامتثال – قد يصبح الأمر كثيراً جداً!
إدارة إجازات الموظفين
Mوسم الإجازات هو الوقت الذي يتذكر فيه الجميع أنهم بحاجة لاستخدام أيام الإجازة المتبقية لديهم! ومع ذلك ، بالنسبة للموارد البشرية ، فإن موازنة طلبات الإجازة أثناء الحفاظ على سير الأعمال يعد أمرًا صعباً للغاية! فعلى سبيل المثال ، يرغب الجميع غالبا بنفس الأيام للإجازة مثل 24 ديسمبر أو 2 يناير! لذا فإن مهمة محترفي HR هي التأكد من عدم ترك أي شخص غير راضٍ عن قراراتهم; حتى لو تمكنوا من تحقيق ذلك, يبقى بعض الأشخاص الذين لديهم PTO متبقي, وفي هذه الحالة قد يحتاجون لأخذها بمجرد بداية العام الجديد, مما يعني المزيد من الأعمال الورقية والإجراءات!
معنويات الموظفين
The truth is that HR isn’t the only team with end-of-year tasks to wrap up; the holiday season is when everyone is juggling deadlines and drama both at work and at home, leading to stress and even burnout for some employees as they feel overwhelmed by the year’s fatigue just before it ends; thus, the responsibility of boosting employee morale inevitably falls on the HR department.
كيفية تبسيط عمليات HR خلال موسم العطل
التخطيط المتقدم للتوظيف
سياسات الإجازات الخاصة بالعطل
< p > ما هو المفتاح لإدارة الطلبات الكبيرة للإجازة بكفاءة؟ سياسات واضحة وشفافة للإجازات الخاصة بالعطل . دع فريقك يعرف بالضبط ما هو المتوقع وما هو مسموح به والأهم متى الموعد النهائي . التواصل مهم جدًا لذا تأكد أن الجميع يعرف كيفية تقديم طلب للحصول على إجازة وما هي العملية . بعد ذلك استخدم البرمجيات لإدارة كل شيء وأتمتة الموافقات . بدءً بتتبع أرصدة PTO لرؤية مَن غائب ومتى ستخفف هذه الأدوات العبء الوظيفي عليك وستتمكن بسهولة بالموافقة أو الرفض بطلباتهم ببضع نقرات وتجنب تداخل الجداول الزمنية < h ٤ > تحسين تجربة عطلة الموظف < / h ٤ >
< p > كما ذكرنا سابقا , لا يعني موسم الأعياد بالضرورة الفرح ; بالنسبة للبعض , إنه الوقت الذي يتعرض فيه جميع الضغوط عليهم , حيث يتعين عليهم إنهاء مهامهم والتعامل مع التجمعات الأسرية والتخطيط وشراء الهدايا وتتبع ميزانيتهم ; يمكن لـHR مساعدتهم بذلك عبر نشر بعض البهجة الاحتفالية ; يمكنك تنظيم حفلة احتفالية أو حتى لقاء افتراضي إذا كان فريقك يعمل عن بُعد ; الصحة النفسية قضية خطيرة لذا تأكد بأن موظفيك يعلمون أنهم مدعومون سواءً بتقديم الوصول لمستشار نفسي أو مجرد تشجيعهم لأخذ استراحة عند الحاجة ; أخيرًا , كافئ موظفيك عبر تقديم مكافآت وإشادات وحتى هدايا صغيرة مثل سلال الهدايا أو بطاقات الهدايا
< h ٤ > تحسين عمليات الـHR بنهاية السنة < / h ٤ >
< p > تبدأ المشاكل الحقيقية عندما تضطر لإنهاء جميع مهامك قبل بداية العام الجديد ! تحتاج لتحديث سجلات الموظفين والمستندات القانونية وتجديد الفوائد ! ولا تنسَ تقييم الأداء ! أفضل طريقة لتبسيطه هي استخدام القوالب والمواعيد النهائية الواضحة بحيث لا يُسرع أحدٌ عند اللحظة الأخيرة ! ومع ذلك , الجزء الأكثر أهمية بنهاية السنة هو التحضير للسنة القادمة ! خطّ ط أهداف يناير وميزانياته وأولوياته لكي تكون منتجياً فور بداية العام الجديد
< h ٣ > الخلاصة < / h ٣ >
< p > بينما ندخل فترة الأعياد , تعتبر فرق الـHR حقاً مساعدين لسانتا – فعالين ومنظمين ودائماً جاهزين للمساعدة ! عبر الاستعداد الجيد تستطيع الـHR جعل الموسم أكثر سلاسة للجميع المعنيين تماماً كما يدير سانتا ورشته الخاصة لذلك قم بالتخطيط مسبقاً وأضف بعض السحر الاحتفالي لعمليات الـHR لديك الآن حان الوقت المثالي لتنفيذ النصائح المذكورة أعلاه والاستمتاع بموسم الأعياد دون ضغوط
