التكلفة الخفية للأتمتة
تُعتبر الأتمتة غالبًا الحل النهائي لزيادة الكفاءة، وتقليل العمل اليدوي، وتبسيط العمليات. تتبنى الشركات بسرعة الأتمتة للقضاء على المهام المتكررة، وتقليل التكاليف، وتحسين الإنتاجية. ومع ذلك، ما غالبًا ما يغفل عنه الكثيرون هو التكاليف الخفية للأتمتة والتحديات التي تأتي مع تنفيذ سير العمل الآلي.
بينما تعد الأتمتة بمكاسب طويلة الأجل، فإن التنفيذ غير السليم يمكن أن يؤدي إلى نفقات غير متوقعة ومخاطر أمنية ومقاومة من الموظفين. بدون تخطيط دقيق، قد تنتهي الشركات بإنفاق المزيد من الوقت والمال لإصلاح مشكلات الأتمتة أكثر مما وفرت في البداية. في هذه المقالة، سنستكشف التكاليف الخفية للأتمتة وكيف يمكنك تقليل هذه المخاطر لضمان نهج متوازن يعزز الكفاءة حقًا دون عواقب سلبية.
التكاليف الخفية للأتمتة
1. تكاليف التنفيذ
يتطلب اعتماد الأتمتة استثمارًا كبيرًا مقدمًا – ليس فقط في البرمجيات ولكن أيضًا في الوقت والجهد.
- رسوم ترخيص البرمجيات واشتراكاتها: العديد من منصات الأتمتة تفرض رسوم لكل مستخدم أو ميزة مما يؤدي إلى تكاليف أعلى مما كان متوقعاً.
- الوقت المستغرق في الإعداد: يتطلب نقل البيانات وتكوين سير العمل ودمج الأنظمة أسابيع أو حتى أشهر من الجهد.
- تدريب الموظفين: يجب على الموظفين تعلم أدوات جديدة مما يعطل العمليات اليومية ويتطلب موارد تدريب إضافية.
مثال: اعتمد وكالة تسويق متوسطة الحجم أتمته سير العمل لتبسيط عملية انضمام العملاء. ومع ذلك، بعد شراء مجموعة أتمته باهظة الثمن، أدركوا أن دمجها مع الأدوات الحالية يتطلب أسابيع من التطوير المخصص. كما واجه الفريق صعوبة في منحنى التعلم مما أدى إلى تأخير إطلاق الحملات وإحباط الموظفين.
2. تكاليف الصيانة
بعد وضع سير عمل آلي قيد التنفيذ ، تكون الصيانة المستمرة ضرورية لضمان تشغيل كل شيء بسلاسة.
- التحديثات المتكررة: تتطلب أدوات الأتمته تحديثات للبقاء متوافقة مع المنصات الأخرى ، وغالباً ما تؤدي إلى توقف أو أخطاء غير متوقعة.
- حل المشكلات: تتطلب تدفقات العمل المعطلة والإعدادات غير الصحيحة وفشل واجهات برمجة التطبيقات تدخل قسم تكنولوجيا المعلومات ، مما يضيف تكاليف عمل خفية.
- اعتماد البائعين: إذا أوقف مزود الخدمة أداة معينة أو زاد الأسعار ، قد تحتاج الشركات إلى تغيير المنصات ، مما يتسبب بتكاليف انتقال إضافية.
مثال: قامت شركة تجارة إلكترونية بأوتوماتيكية عملية تنفيذ الطلبات الخاصة بها. ومع ذلك ، بعد تحديث النظام ، فشلت مزامنة المخزون الآلي وأدى ذلك إلى مستويات مخزون خاطئة على الموقع الإلكتروني . وقد أدى هذا الأمر الى بيع زائد وزبائن غاضبين أجبروا الشركة على إيقاف المبيعات بينما كانت تكنولوجيا المعلومات تعمل على إصلاح المشكلة.
3. مخاطر الأمن
كل نظام آلي جديد يجلب ثغرات أمنية محتملة . وغالبا ما تقلل الشركات من خطر التهديدات الإلكترونية التي يتم إدخالها عبر الأوتوماتيكية .
- زيادة سطح الهجوم : كل دمج مع برامج طرف ثالث يزيد من خطر خروقات البيانات .
- امتثال خصوصية البيانات : يجب أن تمتثل تدفقات العمل الآلية التي تعالج بيانات العملاء الحساسة لقوانين صارمة .
- ضعف ضوابط الوصول : قد تؤدي إعدادات الإذن السيئة إلى كشف معلومات سرية لمستخدمين غير مصرح لهم .
مثال : قامت مزود خدمات صحية بأوتوماتيكية نظام جدولة مواعيد المرضى الخاص بها . ومع ذلك, أدّى خطأً في إعداد سير العمل الآلي عن طريق الخطأ بإرسال تفاصيل المواعيد للمرضى الخطأ, مخالفاً قوانين خصوصية البيانات وأدى الى غرامات تنظيميه .
4. مقاومة الموظفين والتحولات الثقافية
غالبا ما ينظر الموظفون الى الاوتوماتيكية كتهديد لأمن الوظيفة . بدون إدارة تغيير مناسبة , يمكن أن تؤدي الاوتوماتيكية الى عدم الرضا وعدم الانخراط والمقاومة للتطبيق .
- الخوف من فقدان الوظيفة : قد يقاوم الموظفون الاوتوماتيكية خوفاً من إلغاء وظائفهم .
- تعطيل سير العمل : إذا تم تقديم الاوتوماتيكية دون اتصال واضح, قد يواجه الموظفون صعوبة في التأقلم .
- تقليل الانخراط:
يمكن الاعتماد الزائد على الاوتوماتيكة جعل الوظائف تبدو ميكانيكيّة , ممّا يقلل الدافع والإبداع .
مثال:
قامت إدارة المالية بأوَمتَنة الموافقات الخاصة بالمصاريف, مُلغِيَّة الحاجة للمراجعات اليدوية . شعر موظفو الإدارة الذين كانوا يقومون بهذه المهام سابقاً بأنهم أقل قيمة وغير محفزين , ممّا أدى لتقليل انخراطهم بالمسؤوليات الأخرى .
5. الإفراط في استخدام التكنولوجيا وتقليل المرونة
ليس كل عملية تجارية ينبغي أن تُؤمَّن بالأجهزة الذكيّة . يمكن أن يؤدي الإفراط فيها لخلق عمليات صارمة لا تستوعب الحالات الفريدة .
استراتيجيات التقليل: كيف نتجنب هذه الفخاخ؟
بينما توجد تحديات مرتبطة بالأداء الذاتي, فإن التخطيط الاستراتيجي يمكن أن يساعد الأعمال التجارية لتحقيق فوائد دون الوقوع فريسة للفخاخ الشائعة:
1) ابدأ صغيرًا وقم بالتوسع تدريجيًّا
2) قم بإجراء مراجعات دورية
3) استثمر في تدابير الأمن
4) حافظ على إشراف بشري
5) درّب موظفيك وعزّز ثقافة إيجابية حول الأداء الذاتي
خاتمة: تقييم التكلفة والفوائد للأداء الذاتي
الأداء الذاتي هو أداة قوية يمكنها تحويل عمليات الأعمال ولكن ليست حلاً يناسب الجميع . يجب النظر بعناية للتكاليف الخفية المرتبطة بالتنفيذ والصيانة والأمن وتكيف العاملين والإفراط فيها قبل اتخاذ القرار بتنفيذ الأداء الذاتي بشكل كامل .
من خلال التخطيط الدقيق وتحسين جهود الأداء الذاتى باستمرار , تستطيع الأعمال التجارية الاستفادة القصوى منها بينما تتجنب الأخطاء المكلفة .
