إعداد جدول أعمال مثالي لاجتماع الترحيب بالموظفين الجدد: دليلك الشامل للنجاح!
ما هي اجتماع التوجيه للموظفين الجدد؟
عندما يدخل موظف جديد المكتب أو يسجل الدخول للعمل للمرة الأولى، يكون مليئًا بالأسئلة. يتساءل عن الأمور مثل ما هو المتوقع منه، ومن يمكنه اللجوء إليه للحصول على المساعدة، أو أين توجد المستلزمات الأساسية في المكتب. هنا يأتي دور اجتماع التوجيه، الذي يهدف إلى جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والاستعداد لبدء أدوارهم.
اجتماع توجيه الموظف هو ترحيب دافئ للوافدين الجدد؛ إنه التجمع الرسمي الأول حيث يتعرفون أكثر على فريقهم وثقافة الشركة وأدوارهم. عندما يتم بشكل صحيح، فإنه يعدهم لتجربتهم الكاملة في شركتك، مما يضمن شعورهم بالدعم والثقة والحماس لما ينتظرهم.
على الرغم من أنه يبدو سهلاً تنظيم اجتماع توجيه لأنك تعرف مسبقًا ما تريد تغطيته، إلا أنه يمكن أن يسير بشكل خاطئ دون جدول أعمال واضح. هناك دائمًا خطر تحميل الموظفين الجدد بمعلومات زائدة أو نسيان تفاصيل مهمة. لذا فإن إعداد جدول أعمال منظم لاجتماع التوجيه سيضمن تغطية كل ما يحتاجه موظفوك الجدد ويظهر أن شركتك تقدر وقتهم وتجربتهم. هنا سنرشدك إلى كيفية إنشاء جدول أعمال لاجتماع توجيهي يجذب الانتباه ويجعل تجربة التوجيه لا تُنسى.
أهمية وجود جدول عمل منظم للتوجيه
جدول العمل المنظم للتوجيه يفعل أكثر من مجرد تقديم الموظف الجديد لمهامه. إنه يمنحهم لمحة عما يعني العمل لديك. بالإضافة إلى ذلك، يساعدهم على الشعور بالاستعداد والقيمة منذ اليوم الأول، حيث يظهر أنك تؤمن بنجاحهم مما يترك انطباعًا دائمًا.
بالنسبة للموظف الجديد، يعني الجدول الزمني تقليل التخمينات. فهو يوضح لهم ما سيتعلمونه ومن سيلتقون به ومتى سيلتقون بهم. هذا يخلق بيئة عمل مستقرة ويساعد في تقليل الضغط الذي يشعر به الشخص في يومه الأول. أيضًا عندما يعرف موظفوكم الجدد ما ينتظرهم، يمكن أن يركزوا على التعلم بدلاً من القلق بشأن الخطوة التالية.
من يحضر عادةً اجتماع التوجيه؟
في اجتماع التوجيه ستجد الموظفين الجدد الذين هم السبب وراء عقد الاجتماع؛ هؤلاء هم الأشخاص الذين ينضمون إلى الفريق وقد تم تصميم الاجتماع لجعلهم يشعرون بالترحيب والمعلومات والاستعداد لبدء وظائف جديدة لديهم.
ثم هناك فريق الموارد البشرية الذي يقوم بشرح ثقافة الشركة وسياساتها ومزاياها لضمان معرفة الجميع بما يحدث حولها.
غالباً ما ترى أيضاً مدراء أو قادة فرق يحضرون الاجتماع لمناقشة توقعاتهم وأهداف الشركة وكيف تتناسب أدوار هؤلاء الأفراد مع نجاح الشركة.
أخيراً قد يكون هناك موظفون حاليون أو مرشدين يمكن أن يقدموا إجابات عن الأسئلة أو مشاركة نصائح حول الشركة.
المواضيع التي يتم تناولها في اجتماع التوجيه
تتناول هذه الاجتماعات عادةً الأساسيات التي يحتاجها الموظف ليشعر بالراحة والثقة في دوره الجديد.
أولاً يوجد مقدمة عن الشركة تتضمن معلومات حول تاريخها ورؤيتها وقيمها.
كما يحصل الوافدون الجدد أيضًا على فكرة عن هيكل الفريق ومن يقدم التقارير لمن ومَن يجب الاتصال به لتلبية احتياجات مختلفة.
بعد ذلك يوجد نظرة عامة على سياسات وإجراءات الشركة والتي قد تشمل قواعد اللباس وساعات العمل وإرشادات العمل عن بُعد وبعض المزايا مثل برامج الرفاهية أو الفعاليات الجماعية.
يتم شرح مزايا الرواتب وسياسات الإجازات أيضًا حتى لا يحدث أي لبس لاحقًا.
بالطبع لا يمكننا نسيان الأدوات والتكنولوجيا التي سيستخدمونها مثل نظم البريد الإلكتروني وبرامج إدارة المشاريع وأدوات التواصل.
وأخيراً غالباً ما تظهر اجتماعات التوجه الخطوات التالية مثل جلسات التدريب ولقاء الزملاء وتحديد الأهداف للأشهر القليلة الأولى.
العناصر الرئيسية لجدول عمل فعال للاجتماع
الترحيب والتعارف
ابدأ الاجتماع بتقديم ترحيب حار للموظف الجديد وقدم نفسك وأي شخص آخر مشارك في عملية الإرشاد مثل أعضاء الفريق أو المدراء وذلك لإنشاء روابط منذ البداية وتخفيف بعض الضغط الذي قد يشعر به الشخص الجديد.
الأساسيات الإدارية والموارد
في هذه المرحلة يجب عليك تغطية العمليات الأساسية مثل إكمال الأوراق الرسمية وإنشاء حسابات البريد الإلكتروني وتوفير الوصول للأدوات الضرورية والبرمجيات ولا تنسَ مشاركة السياسات وأي مواد تدريبية كذلك وكن متأكدًا من إظهار الأماكن التي يستطيع فيها الحصول على المساعدة سواء كان يريد الاتصال بفريق تكنولوجيا المعلومات أم الوصول إلى مكتبة الموارد الخاصة بالشركة.
نظرة عامة على ثقافة وقيم الشركة
يجب أن يتضمن جدول الأعمال الفعال للاجتماع دائماً مقدمة حول ثقافة وقيم شركتك لأنها تمثل كل شيء تعمل عليه شركتك ومشاركتها مع الوافدين الجدد تساعدهما بالتواصل مع مهمتها والمساهمة فيها بفعالية.
التدريب المحدد للدور والتوقعات
عند التخطيط للاجتماع يجب تضمين التدريب المحدد للدور والتوقعات كعنصر أساسي لإعلام أعضاء فريقك الجدد بما هو متوقع منهم وكيف يبدأ الأمر والتركيز على مسؤوليات رئيسية لهم والمهام اليومية والأهداف طويلة الأمد ولكن بطريقة واضحة وصديقة ولا تنسى التدريب العملي حول الأدوات والبرمجيات والعمليات التي سيعمل بها.
المزايا والتعويضات
خلال الحديث عن المزايا والتعويضات ابدأ بمراجعة كل شيء تقدمه شركتك مثل التأمين الصحي وخطط المعاش والإجازة المدفوعة وغيرها من الامتيازات الخاصة بمكان عملك كما أنه مهم ذكر راتبه وتفاصيل أخرى مرتبطة بذلك بما في ذلك موعد استلام الراتب وما إذا كانت هناك مكافآت أداء.
جولة داخل مكان العمل
ما لم يكن موظفيكم جُدُداً يعملون عن بُعد فإن جولة داخل المكتب تعتبر فرصة رائعة لجعل شعور الراحة لديهم أكبر وعرض أماكن الطعام وغرف الاستراحة وغرف الاجتماعات وكذلك المكان الذي يمكن العثور فيه علي المستلزمات او معدات السلامة.
الأنشطة التفاعلية خلال عملية الإدخال
ابدأ الاجتماع بنشاط تفاعلي لرؤية الحماس لدى الوافدين الجديدة منذ البداية ويمكن أن تكون هذه الأنشطة محادثة لكسر الجمود وتمارين بناء الفرق او ألعاب ممتعة وبذلك يصبح المشاركون نشطين بدلاً من مستمعين سلبيين قد يصابون بالملل بسهولة.
برامج المرشدين والأصدقاء
تعتبر برامج المرشدين والأصدقاء مفتاح مساعدة الموظفين الجدد للشعور بأنّ لديهم دعم وترحاب فقط قم بإقران هؤلاء بأعضاء فريق ذوي خبرة أكبر ضمن بيئة ودودة حيث سيرشد المرشدين هؤلاء فيما يتعلق بثقافة الشركات والعمليات ويساعدوهن بالمهمة ويوفروا لهم النصائح اللازمة.
الخطوات التالية وجدول الأسبوع الأول
خلال الحديث عن الخطوات القادمة خلال اجتماعات الإدخال تأكد أنك تحدّد بوضوح ماذا يتوقع الوافقن الجديدة خلال أسبوعهن الأول سواء كان تدريب واجتماعات او مهام كن محدداً بشأن الأهداف ومتحدثا بتوسع عما سيفعلونه حتى لو كان مجرد تقديم أنفسهن لأقرانهن.
مثال لجدول أعمال اجتماع إدخال وجدول الأسبوع الأول
اليوم الأول: التعريف والانضباط
عادةً يبدأ إجماع إدخالكم بالتعارفات حيث يقابل العاملين جدداً زملائهم بالفريق او أشخاص آخرين تم تعيينهما بنفس الوقت بعد ذلك انتقل الى مهمة ورؤية وقيم الشركات وهذا يساعد المجنديين لفهمة سبب قيام الشركات بكل شيء وكيف تسهل دوراتهم هذا الأمر بعد ذلك غطي أساسيات الالتزام كسياسات وبروتوكولات السلامة وربما بعض المتطلبات القانونية وفي اليوم الاول أيضاً يستطيع المجنديون إعداد معداتهن والدخول الى الأنظمة وطرح أي أسئلة لديهن.
اليوم الثاني: الاندماج ضمن الفرق
في اليوم الثاني ينبغي ان يبدأ العاملین جددا بالتعرف علی فرقتهن والعثور علی مكانتهن ضمنھا لذلك سيكون التركيز علی الربط بين الأشخاص والعمل سوياً يمكنك جعل المجندین يقدموا أنفسھم للأشخاص الذین سیعملوا معهم بشكل وثيق ويتعرفوا علی بعضھم البعض كما ينبغي عليهم تعلم كل شيء يتعلق بدور كل شخص وطرح الأسئلة لمعرفة مَن يقوم بأي وظيفة وبعد ذلك ينبغي عرض كيفية تعاون الفريق سوياً والمشاريع الرئيسية الذی یعمل عليها والفوائد المستخدمة لتنظيم الأمور وفي اليوم الثاني أيضا يُمكن ربط المجندین بزميل والعمل معه لرؤية كيف يقوم بأعماله اليومية.
اليوم الثالث: الغوص العميق فی المنتجات والخدمات
بحلول الآن ربما حصل مجندوكم علي فكرة جيدة لكيف تعمل الشركتان وفريقهن لذا هن مستعدٌّ للحصول علي تجربة مباشرة لمنتجاتكم وخدماتكم وبالتالي هدفکم لهذا اليوم هو عرض منتجات شركاتکم ولماذا هي مهمة ابدأ بجولة عبر منتجاتکم وخدماتکم عبر ذكر أمثلة حقيقية وقصص العملاء وربما بعض التفاصيل خلف الكواليس ككيفية صنع المنتجات الخاصة بكُم او مصدر الأفكار ثم حسب الدور الخاص بهم اسمح لهم باستكشاف كيفية عمل المنتجات طرح الأسئلة وفھم كيف تحل خدماتكم مشاكل العملاء.
اليوم الرابع: تدريب العمليات والأدوات
في اليوم الرابع حان الوقت أخيراً لتزويد مجندوكم بالأدوات اللازمة وتقديم تدريبات خاصة بالعامل ليكون منتجا اشرح لهم كيف تُنجز المشاريع بدءا وانتهاءً مَن يعمل عليها وأيضاً أين تبدأ أدوارهن بدءا بسير العمل وحتى المواعيد النهائية ينبغي عليهم معرفة كيف تعمل الأعمال التجارية تماماً بهذا اليوم ثم جاء الوقت لإظهار المنصّات البرمجية المستخدمة يوميًا واختتم ببعض التدريبات العملية أعطِ الفرصة لأداء مهام بسيطة فقط لرؤية الأدوات والعمليات قيد التنفيذ بحلول نهاية هذا اليوم سيكون لديهن الثقة للمساهمة بنشاط.
اليوم الخامس: التغذية الراجعة والإندماج الاجتماعي
تنتهي أول أسبوع لموظفيكن الجددة عند نهاية يوم الخامس لكن ليس عملية الإدخال وهذا الأخير يعتبر فرصة مثالية للتغذية الراجعة ومع ذالك ينبغي ان تشارك مجندوكن أفكارھن ككيف كانت الأسبوع وما نجح بالنسبة إليھن وما إذا كانت لديھن أي أسئلة أخرى ثم ستقوم مدراء تلك الفرق بتقديم التغذية الراجعة قليلا لإرشاد مجندوكن أثناء تقدمھن وهذه الفرصة تعتبر رائعة للإندماجات الاجتماعية كذلك شجع المحادثات أثناء تناول القهوة او الغداء الجماعي لكي يتمكنوا مِن التواصل مع نظرائِهِم خارج نطاق العمل وتعزيز إحساس الإنتماء لديهم.
3 أفضل ممارسات لتنفيذ أجندة اجتماعات الإدخال
1- إنشاء اتساق عبر الأقسام:
يجب عليك وضع جدول زمني مُنظم يُمكن لكل قسم اتباعه لضمان حصول جميع المُجنّدِين علي نفس المعلومات الأساسية كالقيّم والسياسات والمتطلبات . تعاون مع مديري الأقسام لإنشاء مواد تدريب موحدة ورسائل بحيث يكون جميع المُجنّدِين بالقسم الواحد يسيرُون بنفس الاتجاه وبالتالي سيكون الجميع متوافقا مع أهداف الشركات وسيتعاون الجميع لتحقيق النجاح المطلوب .
2- دمج عناصر تفاعلية جذابة ولا تُنسى:
العناصر المثيرة والجذابة ضمن أجندة الإجماع سوف تجعل منها بلا شك تجربة مُميزة . قم بإضافة نشاطٍ يجمع الناس كمناقشاتهم الجماعية ،او اختبارات ممتعة تتعلق بتاريخ الشركتين يمكنك استخدام سيناريوهات لعب الأدوار والأجهزة التعليمية لاستكشاف المهام المتعلقة بوظيفتهم بطريقة مثيرة . أخيراً خصص وقت للجلسات الجماعية حيث يُمكن للعاملِينَ الجدَد طرح أسئلتِهِم ومشاركة أفكارِهِم .
3- تحسين عملية الإدخال باستمرار:
عملية إدخالكُم لن تكون ثابتة بل يجب تحديث وتحسين باستمرار فكيف ستقوم بذلك؟ عبر جمع التغذية الراجعة المنتظمة مِن المُجنّدِين بشأن تجربتهم خلال فترة إدخالهُم اسألْ هُنَّ عَمّا نجح وما بدا غير واضح وما كان بالإمكان جعله أكثر جذبَا وعدّل نهَاجكَ وفق لذلك اجعل مراجعتكَ لأجل أجندتكَ بعد كل جلسة عادة لضمان بقائها جديدة ومعنى ولا تتردد بإضافة عناصر جديدة تجعل منها أكثر إثارة .
فوائد وجود إجماع إداري
وضوح: يوفر إجماع الإدارة فكرة واضحة عمّا يُنتظر مِن العاملِينَ الجدَد ،وأماكن البدء ،وكيف تناسب أدوارهُم أهداف الشركتين .
روابط: إنها فرصة رائعة للتواصل وفَهْم دور كُل زميل وبداية بناء العلاقات .
تقليل الالتباس: تغطي اجتماعات الإدلاء بكل شيء بدءا بالأداة وعمل الإجراءات وصولا إلي الموارد وجهود الاتصال الهامة والتي قد تستغرق عدة أسابيع ليكتشف المُجنّدُون وحدَهُم .
زيادة الثقة : يؤكد الإجماع الدعم والشخصِيّة الجديدة بأن لديه مساعدة لأي أمر يحتاج إليه .
المشاركة الوظيفية : تزيد الاجتماعات نسبة المشاركة الوظيفية لأنها تجعل الناس يشعرُون بأنَّهُمْ مشمولُون مما يجعل منهم أكثر احتمالَا للمساهمة النشطة والبقاء متحمسين .
توفير الوقت : استثمار بعض الوقت للإدارة خلال الأسابيع الأولى يمنَع سوء الفَهْم والخطاء والأسئلة المستقبلِيّة .
الخلاصة
إن إعداد أجندة مثالية للاحتفال ليس مجرد القيام بالصواب – بل يتعلق بخلق تجربة تعدُّ مُوظَّفيكَ الجدَد لتحقيق النجاح والذي يؤدي بدوره إلي نجاح مؤسستكَ كذلك . عبر تضمينه معلومات ضرورية وفرص جذب واتصال سوف تساعد تلك العناصر الجديدة للشعر بالإحتفاء والمعرفة والحماس كون جزءٍ مِن الفريق . تذكر إنَّ أول يوم رائع يبقى له أثرٌ طويل لذا خذ وقتكَ لوضع خطة تفصيل دقيقة تعكس تمامَا ماهو ممثل لشركتكَ .
