بالنسبة لبعض المحامين، فإن تتبع الوقت يعد أمراً مملًا ومتعبًا لدرجة أنهم يتركون مكاتبهم القانونية للانتقال إلى وظائف لا تتطلب الفوترة بالساعة، مثل العمل داخل الشركات. حتى بعيدًا عن الملل، غالبًا ما يكون تتبع الوقت غير مكتمل وغير دقيق، مما يؤدي إلى عدم تسجيل جميع الساعات القابلة للفوترة ويؤدي إلى تسرب الوقت الذي يمكن أن يتراكم ليشكل خسائر كبيرة في الإيرادات للمكتب.
قبل عامين، سعت شركة إدارة الممارسات القانونية Centerbase لمعالجة هذه المشكلة عندما أطلقت ميزة “التقاط الوقت التلقائي” (ATC) للهواتف المحمولة. تقوم هذه الميزة تلقائيًا ببدء وإيقاف مؤقت بمجرد أن يبدأ المحامي في إرسال الرسائل النصية أو إجراء المكالمات باستخدام تطبيق Centerbase المحمول وتسجيل الوقت الذي تم تسجيله على لوحة التحكم.
لاحقاً، قامت Centerbase بتوسيع الميزة لتشمل المهام والمواعيد في التقويم لضمان تسجيل الوقت المستغرق في تلك الأنشطة بدقة وسهولة.
الآن، تقوم Centerbase بتوسيع ATC لتتبع الوقت تلقائيًا ضمن الأدوات التي يستخدمها معظم المحامين يوميًا مثل Microsoft Word وMicrosoft Outlook بحيث يتم التقاط وتسجيل الوقت المستغرق في رسائل البريد الإلكتروني وتحرير الوثائق تلقائيًا.
الميزة الجديدة متاحة لجميع العملاء الذين لديهم حزمة الاشتراك المميزة للشركة والتي تقول الشركة إنها تشمل 90% من جميع عملائها.
الإضافات لـ Word وOutlook
إليك كيف تعمل التكامل الجديد:
تتبع وقت البريد الإلكتروني: بمجرد أن يبدأ المحامي بصياغة بريد إلكتروني في Outlook، تبدأ الإضافة ATC تلقائيًا بتتبع الوقت المستغرق على تلك المهمة. يشمل ذلك الوقت المستغرق في الصياغة والمراجعة وإرسال الرسائل الإلكترونية. يمكن أن تكون هذه الوظيفة ذات قيمة خاصة لقدرتها على التقاط تلك الفترات الزمنية الصغيرة - غالباً ما تكون بضع دقائق فقط – التي قد يغفلها المحامون عند تسجيل ساعاتهم يدويًا.
Edit Document in Word:
تمكن الإضافة الخاصة بـ Word من تتبع الزمن المستغرق لمراجعة وتحرير الوثائق. يتم ذلك في الخلفية حتى يتمكن المحامون من التركيز على عملهم دون القلق بشأن الساعة. إذا توقف المحامي عن العمل على وثيقة معينة لفترة من الزمن ، يقوم النظام بالكشف عن عدم النشاط ويطلب من المستخدم تأكيد ما إذا كان لا يزال يعمل. إذا لم يتم تقديم أي تأكيد ، يتم تسجيل الزمن بناءً على آخر دقيقة نشطة ، مما يضمن الدقة دون انقطاع.
Kإضافة لـ Word وOutlook ، تعمل هذه الميزة على عملاء Windows وMac وعبر الإنترنت.
وبما أن نظام Centerbase يتكامل مع Microsoft SharePoint ، فإن الوثائق المدارة عبر SharePoint مشمولة أيضًا ضمن التتبع . ويتم تتبّع الفترة الزمنية التي يقضيها المستخدمون للعمل على الوثائق المخزنة داخل SharePoint بشكل آلي مع الحفاظ علي سجل النسخ .
من نص إلى وثيقة إلى بريد إلكتروني
< p > خلال عرض توضيحي حديث, قام < a href = "https://www.linkedin.com/in/chris-zink-0211462b/" > كريس زينك , مدير مبيعات التقنية, بشرح سيناريو حيث يقوم العميل بإرسال رسالة نصية للمحامي يطلب فيها تغيير الزيارة . يستلم المحامي الرسالة النصية عبر التطبيق المحمول , حيث يقوم بالرد عليها بإرسال رسالة نصية عادية .
< p > بعد ذلك , يعمل ضمن مركز البيانات , يدخل المحامي إلي شيربوينت , يفتح الوثيقة ويجري التغييرات المطلوبة . عند النقر علي الوثيقة , تبدأ الإضافة بتسجيل العمل المنجز دون الحاجة إلي القيام بأي شيء لبدء العملية .
< p > عندما تصبح الوثيقة جاهزة, ينتقل المحامي إلي Outlook لإرسال المسودة للعميل . هنا مرة أخرى, تبدأ الإضافة الموجودة داخل Outlook بالتقاط وقت العمل المنجز علي البريد الإلكتروني بشكل آلي.< / P >
< P > كل هذا النشاط بدءا من تبادل الرسائل النصية الأولي وصولا إلي تحرير الوثيقة وصياغة البريد الإلكتروني تتم مراقبتها بشكل آلي.< / P >
< P > تتابع الإضافة النشاط فقط داخل النافذة النشطة وإذا كانت هناك فترة خمول داخل النافذة النشطة تظهر نافذة تطلب التأكد مما إذا كان لا يزال يعمل أم لا وإذا لم يكن هناك رد منها تسجل الفترة حتي آخر لحظة نشاط له.< / P >
< strong > يسجل ATC النشاط كأحداث قابلة للفوترة يمكن للمحامي مراجعتها لاحقاً.< / strong >
< P >< strong >< span style = "color: #000000;" >< span style = "font-size: 14px;" >< span style = "font-family: 'Arial', sans-serif;" >< span style = "line-height: 1.5;" > يسجل ATC كل هذا النشاط ليس كمدخل زمني رسمي ولكن كـ “أحداث قابلة للفوترة”. تظهر هذه الأحداث علي لوحة تحكم المحامي كتذكيرات له لإعادة إنشاء يومه ويمكن للمحامي بسهولة اختيار الأحداث التي يرغب بتسجيلها كوقت قابل للفوترة.
“لا نريد إعاقة جدول زمن أحد”، كما أوضح < a href =" https://www.linkedin.com/in/rob-joyner/" > روبرت جويتر , نائب الرئيس الأول للتطوير التجاري.”ما نريد فعله هو تمكينهم حقاً لإعادة إنشاء يومهم دون الحاجة لكتابة ذلك علي ورقة بحيث يمكنهم بعد ذلك الدخول واختيار ما يريدونه”.</P>
سد تسرب الإيرادات
< P > بالنسبة لشركات القانون, فإن الآثار المالية لتتبع الزمن الآلي قد تكون كبيرة. وفقاً للبيانات التي شاركت بها شركة Centerbase, شهدت شركات القانون التي تستخدم ميزة الـATC المحمولة زيادة قدرها ست ساعات إضافية قابلة للفوترة لكل محاسب شهرياً.</P>
<br/>
لشركة تضم 50 محاسباً,&>>>>> هذا يُترجم تقريبياً إلي حوالي $1.26 مليون دولار أمريكي إيرادات إضافية سنويّاً بافتراض معدل فوترة متوسط قدره $350 دولار أمريكي لكل ساعة.</P>
أما بالنسبة للشركات ذات الـ80 محاسب فسيزيد العائد المحتمل أكثر من $2 مليون سنويّاً.</P>
وبما أن هذه التحسينات الجديدة تعمل ضمن Microsoft 365 فهي ليست فقط قادرة علي التقاط المزيد من الأوقات ولكن تفعل ذلك بدون الحاجة لأن يغير المُحامون سير عملهم أو أداء مهام إضافيه بل إن الأوقات التي يقضونها بالفعل للعمل مع العملاء تُسجل وتتُوثق بشكل آلي.</P>
بالنسبة لشركات القانون الساعيه لتعزيز إيراداتها تعتبر استراتيجية شائعة هي زيادة معدلات الفواتير لكن مع نظام التسجيل الآلي للأوقات هم قادرون علي زيادة الإيرادات بدون رفع الأسعار ببساطة عن طريق توثيق الأوقات التي يعمل بها محاميوهم بالفعل.</P>
“إنه تكنولوجيا مثيرة للغاية”، قال جويتر,”لأن أولاً أنت لن تضطر لبذل المزيد من الجهد وثانياً هم قادرون فعلاً لتحقيق عائد استثمار تقني لهم تقريبياً فورياً لأنهم يروا تلك الأوقات المتزايدة تدخل النظام”.</P>
مركز البيانات هو ليس الأول الذي يقدم خاصيات الالتقاط الزمني الآلية بين الشركات الأخرى مثل Smokeball و MyCase بالإضافة الي العديد ممن يقدم خدمات مستقلة للتوقيت الآلي بما فيها Laurel و Hercules.AI و Sage Timeslips وأيضآ WiseTime.
ومع ذالك وبدمج الخاصيات مباشرةً ضمن Microsoft Office وبالتالي البيئة حيث يقضي معظم المُحامين أيامهم قد تجعل مركز البيانات بعض المُحامين أكثر سعادة وتقليل عدد المغادرين نحو الشركات القانونية الكبرى.
